For at løse opgaven indgik Comwell et samarbejde med Elbek & Vejrup, en af Danmarks førende Microsoft Dynamics 365 Business Central partnere, som implementerede “Multi Entity Management” fra XtensionIT.
Elbek & Vejrup og XtensionIT har et mangeårigt partnerskab med levering af løsninger til effektiv stamdatahåndtering. Elbek & Vejrup leverer ERP-løsninger, der er skræddersyet til komplekse finansielle og operationelle behov, med dyb ekspertise i Business Central-implementeringer og langvarige kunderelationer.
Med mange fælles processer og konti på tværs af selskaber brugte Comwells økonomiteam betydelig tid på at oprette og vedligeholde identiske finansielle stamdata i hvert enkelt selskab.
Stephanie Schultz Østerberg, Senior Business Controller hos Comwell, siger:
“Vi fører regnskab for 15 hoteller og skal i høj grad anvende samme finansielle stamdata på tværs af alle selskaber. Vi har tidligere brugt lang tid på at oprette og vedligeholde finanskonti, bogføringsopsætning, debitorer og kreditorer på tværs af alle vores selskaber. Samtidig har det været en kilde til fejl og afvigelser mellem data i de forskellige selskaber.”
Manglen på central styring førte til dobbeltarbejde, ineffektivitet og en høj risiko for forkert finansiel opsætning. Uden et samlet datagrundlag krævede selv små ændringer i finansielle stamdata gentagne manuelle opdateringer i alle selskaber. Det slugte ikke kun værdifuld tid, men skabte også afhængighed af individuel viden og øgede risikoen for uoverensstemmelser - især ved onboarding af nye medarbejdere eller i spidsbelastningsperioder som månedsluk.
For at løse disse udfordringer implementerede Elbek & Vejrup Multi Entity Management i tæt samarbejde med Comwell. Løsningen muliggør central oprettelse og styring af finansielle stamdata og distribuerer dem automatisk til alle relevante selskaber i Business Central – hvilket reducerer både tidsforbrug og fejlrisiko i hele organisationen.
“Elbek & Vejrup implementerede løsningen for os, og den har fungeret rigtig fint fra starten. Det betød, at det var en nem opgave både at implementere og drifte løsningen, uden at det fjernede meget fokus fra vores daglige drift.”
Om løsningens effekt i hverdagen tilføjer hun:
“Finansielle stamdata er blevet nemmere og mere overskuelige at rette og vedligeholde på tværs af selskaber. Samtidig er det en løsning, der sikrer, at vi har færre fejl i vores finansielle stamdata og ikke skal bruge tid på at sammenligne data i forskellige selskaber for at verificere, at data er korrekt.”
Takket være løsningen leveret af Elbek & Vejrup arbejder Comwells økonomiafdeling nu med markant færre manuelle processer og større tillid til dataens nøjagtighed. Den centraliserede tilgang har fjernet behovet for dobbeltindtastning og væsentligt reduceret risikoen for menneskelige fejl. Når finansielle stamdata nu vedligeholdes ét sted, foretages opdateringer kun én gang og slår straks igennem i alle relevante selskaber - hvilket sikrer konsistens og pålidelighed.
Ændringen har også styrket samarbejdet i økonomifunktionen. Med mindre tid brugt på gentagende vedligehold kan teamet nu fokusere på mere strategiske opgaver. Månedsluk er hurtigere, onboarding er nemmere, og behovet for datavalidering er reduceret til et minimum.
Ved at konsolidere stamdatahåndtering med “Multi Entity Management” har Comwell ikke kun opnået effektivitet i dagligdagen, men også skabt et skalerbart og fremtidssikret setup til videre vækst.
Effekten af Elbek & Vejrups implementering af Multi Entity Management kunne mærkes med det samme og har haft en bred indvirkning på Comwells økonomifunktion. Med en central tilgang til finansielle stamdata bliver information nu oprettet én gang og automatisk distribueret til alle 15 hoteller – hvilket eliminerer behovet for gentagne manuelle indtastninger og markant reducerer risikoen for fejl og uoverensstemmelser mellem selskaber.
Takket være løsningen fra Elbek & Vejrup er data governance nu både enklere og mere pålidelig. Manuelle processer er minimeret, og økonomiteamet har fået frigjort ressourcer til mere værdiskabende opgaver.
Stephanie Schultz Østerberg bekræfter:
“Vi er sikre på, at finansielle masterdata og opsætning er ens på tværs af alle regnskaber, hvilket gør det nemmere at udføre vores driftsopgaver i hverdagen. Samtidig er det en stor hjælp for os, at en kreditor eller debitor kun skal oprettes én gang i master data, og at de kort tid efter oprettelse er tilgængelig for bogføring i alle vores øvrige selskaber.”
Med Multi Entity Management har Comwell styrket fundamentet for sine økonomiske processer og skabt en mere skalerbar og fremtidssikret platform.
Den centrale datastyring giver ikke kun øget effektivitet i dag – den gør også organisationen bedre rustet til at håndtere vækst, forandringer og nye forretningskrav i morgen.
