Persondatapolitik

XtensionIT ApS
Jernbanegade 1, 2. sal
5000 Odence C
DK
CVR-nr.: 41345136

Dette er version 1, som sidst er opdateret den 15.09.2022 09:07.

1. Indledning
   1.1 Denne persondatapolitik (”Politikken”) beskriver, hvordan XtensionIT ApS (”os”, ”vi”
   eller ”vores”) indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med køb af
   services, medlemskab, produkter eller generel brug af vores hjemmeside.
   1.2 Politikken er formuleret og gjort tilgængelig for at overholde
   databeskyttelsesforordningen (2016/679 of 27. april 2016) (”GDPR”) og reglerne heri
   om oplysningspligt.
2. Typer af personoplysninger som behandles
   2.1 Vi behandler personoplysninger om dig, når dette er relevant og i overensstemmelse
   med gældende lovgivning. Alt efter de konkrete omstændigheder kan de behandlede
   personoplysninger omfatte følgende typer af personoplysninger:
   a) navn
   b) adresse
   c) telefonnummer
   d) e-mail
   e) købshistorik
   f) fakturerings- og bogføringsbilag
   g) regning status (saldo, kundepoint el.)
   h) bankoplysninger (kortoplysninger eller kontooplysninger)
   i) IP-adresse
   j) kundenummer
   2.2 Vi indsamler dine personoplysninger fra dig og, hvor det er relevant, fra eksterne
   kilder.
   Disse kilder kan være offentligt tilgængelige registre og profiler på sociale medier.
   2.3 Hvis vi får brug for at indsamle og behandle yderligere personoplysninger end angivet
   ovenfor, vil vi orientere herom ved indsamlingen. Sådan oplysning kan også ske ved
   opdatering af denne Politik.
3. Formål med behandlingen af personoplysninger
   3.1 Vi behandler kun dine personoplysninger, såfremt vi har et legitimt formål og i så fald i
   overensstemmelse med reglerne i GDPR. Personoplysningerne kan alt efter
   omstændighederne behandles til følgende formål:
   a) For at kunne levere eller tilbyde de services eller produkter og/eller salgstilbud,
   som vi udbyder.
   b) At besvare forespørgsler og/eller klager fra brugere, kunder eller medlemmer.
   c) At levere servicemeddelelser og information til brugere, kunder eller medlemmer.
   d) For at opbevare personoplysninger i det omfang, det er et krav i henhold til
   gældende lovgivning, herunder blandt andet opbevaring af regnskabs- og
   bogholderibilag i overensstemmelse med gældende lovgivning.
   e) At sende direkte markedsføring til brugere, kunder eller medlemmer (såsom emails, MMS, direkte meddelelser på sociale medier osv.).
   f) At sende nyhedsbreve via e-mail.
   g) For at kunne give support og servicemeddelelser, herunder besvare spørgsmål
   eller klager og sende opdateringer om vores produkter og services.
   h) For at forhindre svindel og bedrageri eller uretmæssig brug af vores produkter,
   services og hjemmeside, herunder behandling af personoplysninger til brug i
   forbindelse med søgsmål.
   i) For at forbedre vores produkter, services eller hjemmeside.
4. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger
   4.1 Vi behandler kun dine personoplysninger, når vi har et lovligt behandlingsgrundlag i
   overensstemmelse med GDPR. Behandlingen af personoplysninger sker alt efter de
   konkrete omstændigheder på baggrund af følgende behandlingshjemmel:
   a) Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete
   personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for de konkrete personoplysninger
   dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan altid trækkes tilbage
   ved at kontakte os via de kontaktoplysninger, der er angivet nederst i denne
   Politik, og hvis samtykket trækkes tilbage, slettes personoplysningerne, der
   behandles på grundlag af samtykket, medmindre de kan eller skal behandles for
   eksempel for at overholde en retlig forpligtelse.
   b) Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt med den registrerede
   person, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, første led.
   c) Behandlingen er nødvendig for at overholde gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel
   6, stk. 1, litra c.
   d) Behandlingen er nødvendig for at forfølge en legitim interesse, hvor den
   registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder,
   der kræver beskyttelse af personoplysninger, ikke går forud herfor, jf. GDPR,
   artikel 6, stk. 1, litra f.
   4.2 Vi foretager følgende behandling: Hvis vi sender direkte markedsføring til dig,
   herunder via e-mail, vil vi bede om dit forudgående samtykke i overensstemmelse med
   de gældende regler I markedsføringsloven.
5. Videregivelse og overførsel af personoplysninger
   5.1 Vi videregiver kun personoplysninger til andre, når lovgivningen tillader eller kræver
   det. Vores organisation er en del af en koncern, hvor der deles personoplysninger
   mellem koncernselskaberne afhængigt af de konkrete omstændigheder.
   5.2 Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere fra EU/EØS:
   a) Databehandlere
   b) Leverandører
   c) Samarbejdspartnere
   5.3 Vi bruger generelt forskellige eksterne og professionelle organisationer som
   leverandører og samarbejdspartnere til at levere eller assistere os med at levere vores
   services og produkter. De eksterne organisationer vil ikke modtage eller behandle
   personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf.
   Hvis de eksterne organisationer eller samarbejdspartnere er databehandlere for os,
   sker deres behandling af personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale,
   som opfylder lovgivningens krav hertil. Hvis de eksterne organisationer eller
   samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af
   personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelseseller persondatapolitik, som de eksterne organisationer vil gøre opmærksom på,
   medmindre lovgivningen foreskriver andet.
   5.4 Vi overfører personoplysninger til lande eller internationale organisationer uden for
   EU/EØS. Vi overfører personoplysninger til følgende lande som ikke har modtaget en
   artikel 45 tilstrækkelighedsbeslutning: Dubai.. Sådanne overførsler sker på baggrund af
   standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget eller godkendt af EUKommissionen og muligvis vedtaget af en tilsynsmyndighed, inkl. eventuelle
   supplerende foranstaltninger, hvorefter der for den konkrete overførsel er sikret et
   beskyttelsesniveau som er essentielt tilsvarende til det garanteret indenfor EU.
   5.5 Vi kan kontaktes for mere information, herunder ved spørgsmål om vores brug af
   databehandlere, samarbejde med andre dataansvarlige, herunder datterselskaber,
   eller videregivelse af personoplysninger til tredjelande, samt for at modtage kopi af
   dokumentation for overførselsgrundlaget.
6. Sletning og opbevaring af personoplysninger
   6.1 Vi sørger for, at personoplysninger slettes, når de ikke længere er relevante for vores
   behandlingsformål som beskrevet ovenfor. Vi opbevarer altid personoplysninger i det
   tidsrum, som gældende lovgivning forpligter os til, herunder til brug for
   dokumentation af overholdelse af blandt andet bogføringslovens bestemmelser. Ved
   spørgsmål angående opbevaringen og behandlingen af personoplysninger, er du
   velkommen til at kontakte os på den e-mailadresse, du finder i det sidste afsnit af
   denne Politik.
7. Dine rettigheder
   7.1 Som registreret person har du en række rettigheder:
   Du har ret til at anmode om indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om
   dig, formålet med behandlingen, og om vi videregiver personoplysningerne til
   andre.
   7.1.1
   7.1.2 Du har ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dig.
   7.1.3 Du har i visse tilfælde ret til at få slettet visse af dine personoplysninger.
   7.1.4 Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplys-
   ninger, sådan at vi kun opbevarer dine personoplysninger i en given periode.
   Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse imod vores behandling af dine
   personoplysninger på baggrund af årsager og forhold, der vedrører din særlige
   situation.
   7.1.5
   Du har ret til ikke at være genstand for en automatisk afgørelse uden
   menneskelig indblanding, medmindre afgørelsen er nødvendig for din
   ansættelse hos os, eller foretagelsen af afgørelsen er hjemlet ved lov eller dit
   udtrykkelige samtykke.
   7.1.6
   Såfremt vi har indhentet dit samtykke til en del af vores behandling af dine
   personoplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Hvis
   du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den
   behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.
   7.1.7
   Du har i visse tilfælde ret til såkaldt dataportabilitet af de personoplysninger, du
   har afgivet til os.
   7.1.8
   7.1.9 Du kan altid klage til Datatilsynet.
   7.2 Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfor ikke
   sikkert, at du eksempelvis har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – dette
   afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
   7.3 Du kan finde mere information om dine rettigheder sonm registreret på Datatilsynets
   hjemmeside.
   7.4 Venligst brug kontaktoplysningerne nedenfor, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder.
   7.5 Vi bestræber os på at møde dine ønsker omkring vores behandling af
   personoplysninger, men du kan altid indsende en klage til Datatilsynet.
8. Ændringer til denne politik
   8.1 Vi forbeholder os retten til at ajourføre og ændre denne Politik. Hvis vi ændrer
   Politikken, ændrer vi datoen og versionen øverst i dokumentet. I tilfælde af væsentlige
   ændringer, vil vi meddele dette i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside, email eller ved brug af andre kommunikationsmidler.
9. Kontaktinformation
   9.1 Du er velkommen til at kontakte os på nedenfor angivet kontakt e-mail, hvis du:
   • er uenig i vores behandling eller mener, at vores behandling af dine
   personoplysninger overtræder lovgivningen
   • har spørgsmål eller i øvrigt har kommentarer til denne Politik, eller
   • ønsker at udøve én eller flere af dine rettigheder som registreret person.
   Ved spørgsmål eller kommentarer til denne politik, eller ved påberåbelse af en eller
   flere rettigheder, kan vi kontaktes på gdpr@relateit.dk.